Ofimática

INTRODUCCIÓN

La ofimática en sus orígenes, surge como la necesidad de mecanizar las tareas más repetitivas y costosas del trabajo propio de una oficina y con este objetivo aparecieron las primeras máquinas de escribir y calculadoras.

Evolución-histórica

Primera fase (1975 - 1980)

La ofimática de una empresa se componía de elementos aislados, es decir, un procesador de textos, una hoja de cálculo, etc. Estos elementos no tenían interrelación entre sí, la formación era muy costosa y la interfaz con el usuario árida. Esta incipiente ofimática estaba soportada por grandes ordenadores corporativos.

Segunda fase (1980 - 1990)

Irrumpen los paquetes integrados, conjuntos de herramientas que daban solución a la mayoría de las funcionalidades normalmente requeridas. Presentaban el inconveniente de tener que adquirir todo el paquete aunque se necesitase únicamente una o dos funciones del mismo y sobre todo, la formación no sólo era imprescindible, sino costosa. La interfaz de usuario seguía siendo orientada a carácter.

En los últimos años 80, como consecuencia de la experiencia adquirida por los fabricantes del sector informático y debido al cambio de estrategia de éstos hacia la fabricación de productos para PC’s, se abaratan los costes y aumentan las prestaciones tanto en soporte físico como lógico de forma espectacular.

Tercera fase (a partir de 1990)

La ofimática moderna, está apoyada por PC’s con alta capacidad de proceso, monitores en color y soporte lógico desarrollado con nuevas tecnologías de programación orientada a objetos (OOP). A estos factores hay que añadir el auge experimentado por las diferentes comunicaciones y a la creciente utilización de redes locales de PC’s.

El equipo lógico se compone de paquetes modulares con una completa interrelación entre sí, productos que comparten información y procesos, pudiéndose adquirir únicamente lo que se necesita.

Aparecen nuevos estándares de interfaz gráfica de usuario que permiten reducir el tiempo de formación de usuarios al mínimo y surge el concepto de "Trabajo en Grupo". 

En este punto surgen las suites como conjunto de aplicaciones que al ser utilizadas conjuntamente ofrecen ventajas adicionales en cuanto a integración y facilidad de uso, y cuyos distintos componentes se encuentran también disponibles en el mercado como productos independientes. La auténtica ventaja de las suites es la integración: la capacidad de las aplicaciones para compartir datos e interactuar entre sí de una manera que sería imposible si funcionasen por separado.

Tendencias tecnológicas y de mercado

A la hora de elegir una determinada suite se deben estudiar las diferentes aplicaciones componentes según las características que van a ser tratadas a continuación, pero si tiene un volumen importante de archivos en un determinado formato, o ha dedicado mucho tiempo y/o dinero a formar a sus usuarios o a desarrollar macros para un determinado programa, se puede seleccionar la suite que contenga la mayor proporción de las aplicaciones que ya se están utilizando. La eventual mejora en integración no compensaría el trabajo de conversión.

Hoy en día la industria ofimática se realimenta de las necesidades manifestadas por los propios usuarios, y se desarrolla en función de las mismas. Dichas necesidades son las que tienen una importancia más significativa a la hora de adquirir un producto ofimático y que se enumeran a continuación:

• Fácil manejo.
• Interfaz de usuario amigable, personalizable y sensible al contexto.
• Necesidad de formación mínima.
• Compatibilidad con los productos que ya se poseen.
• Protección de la inversión exigiendo una trayectoria de adaptación a las nuevas tecnologías y una estrategia de futuro que garantice la continuidad del producto.
• Interoperabilidad con otras aplicaciones.
• Facilidad para las comunicaciones con otros entornos operativos.
• Seguridad de los datos.
• Soporte de distintas plataformas físicas y sistemas operativos.
• Soporte de los dispositivos requeridos.
• Manuales en la lengua mayoritaria de los usuarios, muy valorables las ayudas embebidas en el producto.

¿Qué es la ofimática?

El término ofimática viene de la unión de oficina e informática y trata de la automatización de oficinas y de los procesos del trabajo que se realizan en su seno.

Conceptos y funcionalidades básicos comunes

Los productos ofimáticos poseen una serie de funcionalidades comunes entre las que cabe destacar:

Ayudas

La potencia de los nuevos productos ofimáticos ha favorecido que los distintos fabricantes desarrollen diferentes sistemas de ayuda orientados a que el usuario obtenga el mayor rendimiento de la herramienta en el menor tiempo posible y de la manera más cómoda.

Existen distintos niveles de ayudas:

Ayuda de interfaz gráfica:consta de barras de botones, índice y búsqueda por temas, ventanas emergentes y cuadros de diálogo. Este tipo de ayuda, el más habitual, es en general un completo manual de usuario.

Ayudas expertas:permiten al usuario realizar una tarea guiado paso a paso, a través de preguntas sencillas que concluyen en la realización de la tarea deseada.

Asistente de ideas o gráfico:el programa va intercalando sugerencias prácticas sobre la forma en la cual tratar el documento o realizar una determinada función.

Tutoriales:realizan un recorrido a través de las principales funcionalidades del producto como se puede ver en la figura.

Ayuda sensible al contexto:dependiendo del lugar de la aplicación se proporciona un tipo de ayuda relativa a la operación que se quiera desarrollar.

Barra de botones
Las barras de botones son conjuntos de iconos organizados de distinta forma dependiendo del producto. Su funcionalidad es la de proporcionar al usuario un "camino rápido" e intuitivo para realizar todas aquellas tareas que podría efectuar a través del teclado. Habitualmente están situados horizontalmente en la parte superior de la pantalla en una o varias filas.

En cuanto a las barras de botones se deben considerar que el programa posea las siguientes funcionalidades:

• Disponibilidad de iconos predefinidos.
• Creación de nuevos iconos.
• Personalización de las barras de iconos.
• Ubicación de la barra de iconos en distintos lugares de la pantalla.
• Ayuda contextual en la barra de estado o de título acerca de la funcionalidad del icono sobre el cual está situado el puntero del ratón.

Macrocomandos
Los macrocomandos o "macros" consisten en un conjunto de pulsaciones de teclas, teclas especiales y comandos previamente grabados que pueden ejecutarse cada vez que se desee. Se pueden crear macros grabando las pulsaciones de teclado o utilizando los comandos de macro incluidos en el producto.

Importación / Exportación
Facilidad de poder enlazar documentos desde un producto a otro con distintos formatos. El mayor o menor número de formatos que sea capaz de soportar un producto será una medida directa de su compatibilidad con otras aplicaciones.

Hay que considerar el hecho de que no sólo se intercambian datos entre productos semejantes.

No obstante, cada producto almacena su información en un formato determinado con códigos propietarios por lo que las conversiones no siempre son todo lo exactas que cabría esperar.

Visualización
Los documentos, ya sean pertenecientes a una hoja de cálculo, procesador de textos o un paquete de gráficos y presentaciones deben poderse visualizar en distintas escalas, por debajo o por encima del 100%, sobre el tamaño inicial permitiendo al usuario trabajar con la mayor comodidad posible.

Existen diferentes formas de visualizar el documento sobre el cual se está trabajando:

• Modo WYSIWYG (Lo que se ve es lo que se obtiene).
• Página completa y doble página en la que se puede visualizar una imagen general de cómo queda la página pudiendo incluso desplazar elementos gráficos e insertar o borrar líneas para dar un aspecto homogéneo al documento.
• A escalas distintas, por debajo o por encima del 100%. Este modo lo incorporan todos los productos ofimáticos
• "Zoom": marcando con el ratón el área que se desea ampliar. Este modo lo incorporan los paquetes de gráficos y presentaciones.
  

Previsualización e impresión
Antes de imprimir un documento es importante conocer de antemano cual va a ser el aspecto del mismo, su estética, ubicación de gráficos en la página etc., con el objeto de no desperdiciar tiempo ni papel en sucesivas pruebas de impresión.

Los aspectos a valorar serán los siguientes:

• La representación de forma visual de los márgenes superior e inferior de la página, pudiendo ubicar correctamente y de forma gráfica el bloque a imprimir.
• Ajuste de forma automática del bloque a imprimir encajándolo en la página a base de reducir el tamaño de letra.
• Inclusión de encabezados / pies de página, así como la numeración de las mismas.

G.U.I.

Acrónimo inglés que significa Interfaz Gráfica de Usuario. Es una facilidad que otorga al usuario la posibilidad de crear cuadros de diálogo con listas desplegables, botones de confirmación, botones a los cuales se pueden asignar macrocomandos y otras funcionalidades con el objeto de automatizar funciones repetitivas.

Tendencias tecnológicas y del mercado

Entre las principales tendencias actuales de los productos ofimáticos destacan las siguientes:

• Trabajo en grupo. La compartición de información y recursos está cimentada sobre una sólida plataforma tecnológica de redes de área local.

• Multimedia. El fenómeno multimedia representa una auténtica revolución tanto en la presentación de la información como en la estructura misma de la comunicación.Se puede decir que multimedia es la aplicación conjunta y en un sólo mensaje de texto, gráficos, sonido e imágenes.

• Herramientas multiplataforma. La evolución tecnológica en cuanto a conectividad y la creciente necesidad de la integración de los diferentes sistemas existentes, están propiciando el desarrollo de productos capaces de trabajar en diferentes plataformas.

• Integración de herramientas ofimáticas. Los fabricantes en su afán por acaparar mercado están lanzando una serie de productos llamados suites , que son grupos de aplicaciones que al ser utilizadas conjuntamente, ofrecen según los fabricantes ventajas adicionales en cuanto a integración y facilidad de uso.

Al elegir un producto de estas características es importante valorar los siguientes puntos:

• Relación aumento de productividad / facilidad de uso.
• Personalización de los elementos de interfaz.
• Fácil transporte de los cambios realizados al resto de los programas que componen la suite .
• Facilidad de enlace con aplicaciones externas.
• Posibilidad de trabajo en grupo, compartiendo la información entre usuarios.
• Acceso transparente a los datos desde cualquier fuente, manteniendo la seguridad de los mismos.
• Mayor o menor integración de la herramientas.
• Moderación en la utilización de los recursos del PC.
• Necesidades de almacenamiento en disco duro y de memoria RAM.