Hoja de Cálculo

ANALISIS DE LAS HOJAS DE CÁLCULO

Aspectos teóricos 

¿Qué es una hoja de cálculo?
Una hoja de cálculo es un programa de ordenador que permite al usuario organizar una matriz de celdas y definir relaciones generalmente matemáticas entre todos o algunos de sus elementos. Así al cambiar el valor de una celda se alterará de forma automática el valor de otras celdas que estén relacionadas con ésta.

Este grado de flexibilidad permite al usuario crear supuestos en función de parámetros introducidos y obtener los resultados de forma inmediata en la pantalla del ordenador.

Conceptos y funcionalidades básicos
En el entorno habitual de trabajo con hojas de cálculo, han aparecido nuevos conceptos junto con los ya tradicionales, de:

Dirección de celda. Consta de una o dos letras que identifican una columna y un número que hace referencia a una fila.

Rango de celdas. Es un grupo celdas contiguas, puede estar formado por una sola celda, una columna o un grupo de filas y columnas.

Fórmulas. Son expresiones que realizan un cálculo, con valores de la hoja. Al introducir una fórmula en una celda, el programa muestra el resultado en ella.

Entre los nuevos conceptos se pueden destacar: Cuaderno de trabajo, Funciones y Tareas con gráficos.

Características y funcionalidades a considerar
Es difícil decidir cual de los productos existentes en el mercado es el mejor puesto que todos ellos incorporan alguna característica que lo diferencia de los demás. No obstante existen matices que ayudarán a definir la calidad del producto y cuál es el que más se ajusta a las necesidades del usuario.

Listas de macros y funciones. La gran cantidad de macrocomandos y funciones disponibles hace aconsejable que el producto posea listas desplegables que permitan su visualización, asimismo estas listas desplegables suelen ayudar con la sintaxis de las instrucciones, por ejemplo, marcando con distintos colores la apertura y cierre de paréntesis.

Agrupamiento y consolidación de hojas. El trabajo con Cuadernos de Trabajo convierten a algunas hojas de cálculo actuales en tridimensionales, así, en un cuaderno se pueden agrupar varias hojas que contengan el mismo tipo y estructura de información y consolidar estos datos en una hoja final con el resultado de los cálculos efectuados en todas las hojas agrupadas.

Formateo de bloques y páginas. El aspecto final de un documento es muy importante, los datos no sólo deben ser fiables sino además deben ser agradables a la vista. Existen herramientas que ofrecen una gran variedad de estilos predefinidos de tal forma que seleccionando con el ratón la parte de la hoja que se quiere formatear, el producto presentará un menú con todas las opciones posibles y permitiendo personalizar las propias que puedan interesar al usuario.

Gráficos. La creación de gráficos a partir de los datos existentes en una hoja, tradicionalmente ha sido complicada teniendo que "navegar" a través de diversos menús, seleccionando rangos de celdas para conseguir obtener la representación gráfica de los datos. Los productos actuales permiten crear un gráfico en pocos segundos seleccionando el bloque de datos que se desea representar, pulsando con el ratón en el icono correspondiente y marcando con el mismo el área dónde se desea ubicar el gráfico.

Una vez creado será necesario personalizarlo eligiendo distintos tipos de gráfico 2D, 3D, rotados, tarta, combinados etc, y cambiar sus propiedades, como por ejemplo :

• Color y tamaño del Texto.
• Color, grosor, fondo y estilo de las barras y fondos del gráfico.
• Inclusión de Bitmaps de fondo.
• Dibujo libre de líneas y diversas figuras geométricas.

Análisis de datos. Son funcionalidades que permiten realizar análisis de hipótesis. Se definen los datos a obtener, las variables que se pueden modificar y las constantes a las que hay que ceñirse. La herramienta realizará los cálculos y ajustará los resultados hasta conseguir la solución al problema.

Como ejemplo de análisis de datos se puede citar una herramienta de allanamiento exponencial que halla la curva que mejor se ajusta a una serie de datos. Así, se podría utilizar una herramienta de media móvil para realizar previsiones u luego utilizar allanamiento exponencial para mostrar una tendencia y ajustar errores.

Modeladores de datos. Eventualmente se puede necesitar una funcionalidad que permita transformar una hoja de cálculo "plana", invirtiendo sus filas y columnas, permitiendo cambiar los títulos entre los ejes de abcisas y ordenadas, y proporcionando una vista completamente distinta de los datos tan sólo con "arrastrar" las celdas deseadas con el ratón.

Gestores de escenarios. El trabajo en una oficina con un determinado número de personas plantea a veces la necesidad de compartir e incluso comparar distintas versiones de una hoja de cálculo. Este sería el caso de una persona que solicita a varios miembros de su equipo una solución económica a un determinado problema a través de una red local.

Hay productos de hoja de cálculo que disponen de la herramienta necesaria para que cada miembro del equipo plantee su solución y el responsable del equipo pueda disponer de una combinación de versiones. Es una implementación novedosa y potente que permite la creación de una nueva hoja con el informe resultante de aplicar un escenario determinado junto con el nombre del autor del análisis.

Utilización de Bases de Datos. Las hojas de cálculo deben trabajar con datos que están dispuestos en forma de tabla. Por lo tanto existe una similitud entre la disposición de los datos en una hoja de cálculo y una base de datos. Es un factor a tener en cuenta el que una hoja de cálculo sea capaz de importar datos de una Base de Datos no sólo a nivel local y en un formato estándar sino de bases de datos externas y entornos operativos distintos al del microordenador. Se puede conseguir de esta forma tener una base de datos en un servidor UNIX mientras en el PC del usuario existe una hoja de cálculo que presenta los datos consolidados.

Objetos y sus propiedades en una hoja de cálculo. Una de las grandes novedades y tendencias de futuro del software actual es la incorporación de los lenguajes orientados a objeto (OOP) en el desarrollo de aplicaciones ofimáticas. Según esta filosofía todos los elementos que forman una aplicación son objetos y tienen sus propiedades particulares. Con la incorporación de esta tecnología ha tomado sentido el botón derecho del ratón que hasta el momento no se utilizaba.

Las principales hojas de cálculo dan sentido a este botón derecho y despliegan al pulsarlo un menú que será distinto si se está posicionado sobre una celda o sobre un gráfico.

Presentaciones. En el camino hacia la integración de las herramientas ofimáticas, algunos productos incluyen un módulo para generar presentaciones a partir de todos los diagramas existentes en la hoja de cálculo, pudiendo así mismo incluir textos y efectos de transición entre páginas y botones que contienen macros capaces de bifurcar la presentación hacia diferentes páginas de la misma.

Conceptos y funcionalidades básicos  

Cuaderno de trabajo. Las hojas de cálculo han dejado de ser matrices de doble entrada por fichero para convertirse en Cuadernos de Trabajo. Estos están formados por un conjunto de hojas de cálculo (hasta 256 en algunos productos) y cada hoja de cálculo a su vez está formada por más de dos millones de celdas organizadas en filas y columnas en las cuales se pueden almacenar fórmulas o datos. Cada una de estas hojas se puede seleccionar mediante unas pestañas que se encuentran en la parte inferior o superior de la hoja en función del producto.

Funciones. Las funciones son fórmulas matemáticas predefinidas incluidas en una hoja de cálculo que   permiten realizar operaciones devolviendo el resultado en una celda de la hoja. La mayoría de los productos de hoja de cálculo poseen un conjunto de funciones suficientes para satisfacer las necesidades de cualquier usuario medio, no obstante, algunos fabricantes añaden conjuntos de funciones más específicas y complejas con el objeto de dar un valor añadido a sus productos. Entre los diferentes tipos de funciones se pueden destacar las siguientes:

• Matemáticas. Utilizan una o más valores numéricos como argumentos y devuelven un valor numérico. Ejemplo: @ACOS(x) - Devuelve el arcocoseno de x.
• Lógicas. Comparan y evalúan las relaciones entre distintos valores.
• De Ingeniería. Realizan conversión de números, operaciones Booleanas y cálculos con números complejos o funciones Bessel. Ejemplo: @COMPLEX(x,y) - Convierte los coeficientes real e imaginario en un número complejo.
• Financieras. Calculan inversiones y flujo de caja. Ejemplo: @FUTU() - Calcula el valor futuro de la corriente de flujo de caja.
• Estadísticas. Realizan operaciones de suma, recuento y análisis sobre un grupo de valores expresados como una lista o lista de uno o varios argumentos. Ejemplo: La varianza de la población de todos los valores de una lista.
• De Carácter. Operan sobre cadenas de caracteres o texto. Incluyen una o varias cadenas como argumentos y su resultado puede ser una cadena o un valor numérico. Ejemplo: @CADENA - Convierte un valor numérico dado a una cadena, redondeando a un determinado número de decimales.

Tareas con gráficos
Una de las características más llamativas de una hoja de cálculo es la capacidad de obtener gráficos a partir de los datos contenidos en la hoja. Estos gráficos se obtienen a partir de la selección de un grupo de celdas y el producto debe permitir elegir entre distintos tipos de gráficos. Entre otros se pueden encontrar los siguientes:

Aspectos técnicos en el proceso de adquisición de las hojas de cálculo
En este capítulo se pretende dar la orientación suficiente al comprador para la preparación del conjunto de especificaciones que definirán los requisitos que han de cumplir las hojas de cálculo objeto de la adquisición.

Se realiza en primer lugar un análisis de las necesidades del comprador, a continuación se recogen los factores relevantes a tener en cuenta en el proceso de adquisición y, finalmente, se describe cómo deben ser planteadas las especificaciones técnico-funcionales para la elaboración del Pliego de Prescripciones Técnicas, qué normas, estándares y cláusulas tipo pueden ser de aplicación, y cuál es el cuestionario técnico diseñado para normalizar las ofertas y facilitar su evaluación.

Análisis de las necesidades del comprador
La decisión de adquirir un programa de hoja de cálculo está influenciada por diversos factores, la mayoría de los cuales están en correspondencia directa con las necesidades experimentadas por el usuario y por las limitaciones o restricciones a las que debe ajustarse el paquete cuya adquisición se plantea.

El análisis de las necesidades existentes que deberán ser satisfechas por el programa de hoja de cálculo que se va a adquirir es la primera etapa que tiene que abordarse de modo sistemático dentro del proceso de adquisición. El comprador debe ser capaz de identificar los principales requisitos funcionales que tiene que cumplir el programa así como las limitaciones y restricciones que se derivan del entorno de operación previsto.

Factores relativos a las necesidades de los usuarios
Uno de los primeros factores a tener en cuenta cara a la adquisición de un programa de hoja de cálculo puede ser el de la "amigabilidad" y facilidad de uso del programa en cuestión. Es importante que el producto ofrezca una interfaz agradable y permita un acceso intuitivo y rápido a las funciones más habituales a realizar. Asimismo se tendrá en cuenta la posibilidad de personalización del entorno de trabajo mediante la implementación de diferentes barras de botones y la existencia de ayudas, tutores y expertos.

Una vez tenido en cuenta el factor anterior, será necesario que el comprador valore con la mayor precisión posible la naturaleza y tipos de los documentos que se van a generar a través de la utilización del programa en cuestión. Por ejemplo, no necesitará la misma potencialidad funcional un programa dedicado a mantener una hoja de cálculo que contenga unos cálculos simples de sumas y restas que otro que deba emplearse para cálculos complejos de ingeniería, en cuyo caso deberán tenerse presentes las necesidades que existan en cuanto al número de fórmulas y funciones predefinidas por el producto y la potencia de su lenguaje de macrocomandos.

También deberá considerarse el nivel de calidad de diagramas y presentación de los documentos que se van a editar. Ello obligará al comprador a cerciorarse de que el paquete en cuestión soporta o es compatible con las impresoras más adecuadas en cada caso.

Factores relativos al entorno de operación
Fundamentalmente existen dos factores que deben tenerse en cuenta antes de tomar la decisión de adquirir un programa determinado.

El primero de ellos es relativo a la compatibilidad con el equipamiento previamente existente en el entorno de operación y muy especialmente en lo relativo a la, o, las plataformas sobre las que va a funcionar el programa en cuestión. En este sentido el comprador deberá conocer con el mayor detalle posible los recursos disponibles tales como tipos y modelos de ordenadores, sistemas operativos, memoria RAM libre, almacenamiento en disco, tipo de monitor y adaptador gráfico disponible, impresoras que se utilizarán, etc. Si alguno de los dispositivos necesarios no existiese previamente en el entorno de operación, deberá contemplarse la posibilidad de su adquisición.

El segundo factor importante que se debe tener en cuenta se refiere a la compatibilidad entre la hoja de cálculo y otras aplicaciones previamente existentes, desde las cuales se deban importar datos o hacia las que sea necesario exportarlos desde el programa en cuestión. En lo relativo a este punto el comprador deberá conocer las herramientas correspondientes a esas aplicaciones, y los formatos de ficheros utilizados o utilizables en cada caso.

Factores relevantes en el proceso de adquisición
En la definición del objeto del contrato y los requisitos inherentes al mismo, así como en la valoración y comparación de ofertas de los licitadores pueden intervenir muchos factores y de muy diversa índole.

Es de suma importancia que todos los factores relevantes que intervienen en el proceso de contratación queden debidamente recogidos en el pliego de prescripciones técnicas que regule el contrato. Así mismo, es conveniente que las soluciones ofertadas por los licitadores sean recogidas en los cuestionarios disponibles a tal efecto: De empresa, Económicos y Técnicos particulares.

No obstante y a título orientativo en este apartado se hace mención de aquellos factores, que entre los anteriores, pueden intervenir en el proceso de adquisición de hojas de cálculo y cuyo seguimiento debe efectuarse exhaustivamente: Modo de funcionamiento (red / monousuario), Personalización del entorno, Funciones, Macroinstrucciones, Gráficos 2-D, Gráficos 3-D, Edición de gráficos, Ayudas, Barras de botones, Formatos de datos importables, Formatos de datos exportables, Orientación a objetos, Funciones de trabajo en grupo .

Diseño del pliego de prescripciones técnicas

En la Guía para la Tramitación de Adquisiciones de Bienes y Servicios Informáticos se recogen recomendaciones de carácter general para la elaboración de los Pliegos de Prescripciones Administrativas y Técnicas, así como para la evaluación y selección de ofertas.

En el pliego de prescripciones técnicas se deben indicar aquellas consideraciones que, extraídas del proceso de análisis de necesidades efectuado previamente, van a determinar las características y requisitos del objeto de nuestro contrato.

Normas y estándares aplicables
Las normas y estándares aplicables a esta guía podrán ser: Cumplimiento con el estándar GKS, Cumplimiento con el estándar GKS-3D, Cumplimiento con el estándar PHIGS, Adhesión al estándar internacional ODA/ODIF tal como se define en ISO DIS 8613.

Cuestionario técnico de la normalización y valoración de ofertas de hojas de cálculo.

El establecimiento en los pliegos de prescripciones técnicas de cuestionarios predefinidos, que deben ser obligatoriamente cumplimentados e incorporados en las ofertas, tiene como objetivo la normalización de las ofertas de las empresas licitadoras de modo que se facilite y simplifique la comparación entre ellas.

Los cuestionarios, que de forma general deben acompañar a un pliego de contratación, están estructurados de la siguiente forma: Cuestinonarios comunes, De empresa, De datos económicos y Cuestionario técnico particular.

Estos cuestionarios tienen un carácter orientativo y abierto , es decir, podrán modificarse para incluir o suprimir algunas cuestiones particulares, dependiendo de las circunstancias de cada contratación.